Konference: soulad obsahu a formy

Konference: soulad obsahu a formy
15. únor 2017
Ačkoli příprava konference může připomínat stavbu Velké čínské zdi (včetně nasazení zajatců a trestanců, kteří se bohužel často objevují jak na straně pořadatele, tak v řadách účastníků), ...

...ve výsledku se veškeré úsilí smršťuje na dva základní principy – obsah a formu. Uveďte je do rovnováhy a užijte si i velkou akci se zenovým klidem.

 
Hledejte smysl
Vytkněte si co nejdříve metu, které chcete prostřednictvím konference dosáhnout. Jde o zprostředkování znalostí, posílení postojů, prohloubení dovedností nebo rozvoje komunity? Ve skrytu duše můžete samozřejmě toužit po všem. Aby vám ale všichni holubi neuletěli na střechu, držte v hrsti jednoho (maximálně dva) vrabce.

Studujte účastníky
Přemýšlejte nad tím, pro koho konferenci pořádáte, a snažte se vcítit do jejich potenciálních očekávání. Že o nich zas tak moc nevíte? Překročte obvyklé hranice předkonferenční komunikace a otevřete platformu, díky níž se o nich budete moci dozvědět více. Ať už vsadíte na formu microsite nebo na sociální sítě, nic nebrání zeptat se otevřeně, co by chtěli účastníci zažít, dozvědět se, vidět a slyšet. Bližší seznámení s potenciálními účastníky vám navíc pomůže při volbě vhodného formátu konference.

Vyprávějte příběh
Jednotícím prvkem všech aktivit v rámci konference by měl být příběh, kterým můžete vtisknout akci jedinečnost a identitu (např. vizuální či interaktivní). Srozumitelný a pozitivní příběh vám pomůže v event marketingu, ve vytvoření správné atmosféry samotné akce, ale i v budování komunity po konferenci.

Vyberte speakery
Ne každý odborník je dobrý performer a ne každý dobrý performer je superstar oboru. Jak z toho vybruslit? Dejte na osobní zkušenost a vsaďte na řečníky, které jste viděli v akci, nebo jste na ně dostali dobrou referenci, a propojte je stálicemi hvězdného nebe vašeho byznysu. Nebojte se ani překračovat hranice oboru a obohatit téma o různé perspektivy.

Sdělujte, nespamujte
Žijeme v době, v níž se sdělení může velmi snadno stát cennou komoditou, stejně jako součástí informačního smogu. Nechcete-li se v průběhu konference udusit, zaměřte se na výběr tématu, které bude atraktivní a nosné pro vás, účastníky i přednášející. A snažte se od něj neodchylovat a s pomocí asertivního moderátora kočírovat i rozvášněné speakery.

Buďte výjimeční
Účastníci konferencí jsou nevyzpytatelná sebranka, která jako malé děti bez nedostatečného přísunu zajímavých impulzů rychle ztrácí zájem. Nezapomeňte proto při přípravě konferenčního dortu i na extra vymazlenou polevu namixovanou z netradičního místa, technických vychytávek a příjemného doprovodného programu.

Kde?
Místo konání konference vybírejte nejen s ohledem na příběh konference i na pohodlí všech zúčastněných. Firma prodávající kuchyňské doplňky se například rozhodla pro uspořádání konference za účelem prezentace nových mlýnků na pepř. Akce se konala ve stylovém bistru s okamžitou dodávkou geniálního občerstvení. A nechyběly ani kuchařské celebrity. Bistro vyhovující dispozičně rychlému obědu nebo svačině ovšem zanedlouho začalo praskat ve švech, takže se starost o malé barevné kuličky a o světoznámé gourmety brzy přesunula na to, kdo stojí na čí noze a jak z toho ven.

Udržujte účastníky při životě
Vtahujte účastníky konference do děje, zajímejte se o jejich potřeby, dejte jim prostor v panelových diskusích a stimulujte jejich pozornost, jak v rámci jednotlivých vystoupení, tak během doprovodného programu. Opatrně ale, abyste jim nezpůsobili šok jako nejmenovaný člen vysokého managementu, který se chtěl s pozvanými podělit o svou vášeň pro degustaci vín. Aby neotupil chuťové pohárky účastníků, odložil catering na neurčito. Většina zúčastněných tak odcházela s „dvojkou na žíle“, úsměvem na tváři a s minimálním ponětím, co že se na konferenci kromě podávání přemíry alkoholu vlastně dělo.

Neupozorňujte na nedostatky
Jiná konference se nevyvíjela dobře už od začátku. Moderátor hned v úvodních slovech děkoval účastníkům za to, že se dostavili na akci pořádanou ve vzdálenějších končinách Prahy a v hotelu (v klasickém mementu socialistické architektury), který v doslovném překladu jeho slov sice není nic moc, ale za to perfektně vyhovuje prezentaci výrobků (a zřejmě zejména bankovnímu kontu) firmy. Druhým dechem se omluvil za případné technické nesnáze s novým typem prezentací. Výsledek? Všichni zúčastnění byli podráždění ještě než konference pořádně vypukla. Malá selhání by pořadateli bez okolků odpustila nebýt předeslaného upozornění, že se s nimi předem počítá a že na ně pořadatelská firma z vysoka kašle.

 

A. Martinková